Administração: as tarefas do administrador e suas habilidades

Todo administrador executa muitas coisas que nada têm a ver com administração, chegando mesmo a gastar bastante tempo com elas. Um gerente de vendas fará uma análise estatística ou procurará aclamar um cliente importante. Um mestre irá consertar uma ferramenta ou preencher um relatório de produção. Um gerente de fabricação redistribuirá os equipamentos da fábrica ou testará novos materiais. Um presidente de empresa irá reverter os detalhes de um empréstimo bancário ou negociar um grande contrato - ou passará horas enfadonhas presidindo um jantar em homenagem aos funcionários com muito tempo de casa. todas essas coisas pertencem a uma ou outra determinada função. todas eles são necessárias e precisam ser bem realizadas.

Mas são alheias ao trabalho de qualquer administrador, seja qual for sua função ou atividade, seja qual for seu cargo ou posição. São alheias ao trabalho comum a todos os administradores, e ao que lhes é peculiar. Podemos verificar isso aplicando a análise sistemática da administração científica  ao trabalho do administrador. Isolando o trabalho administrativo realizado por esta ou aquela pessoa, dividindo-o em suas operações componentes básicas, o indivíduo aperfeiçoará seu desempenho como administrador se aperfeiçoar seu desempenho nessas operações constituintes.

Existem cinco operações básicas no trabalho do administrador. Juntas resultam na integração de recursos em um organismo ativo e em crescimento.

Um administrador deve, em primeiro lugar, fixar objetivos. Ele determina quais devem ser esses objetivos, determina quais devem ser as metas de cada área de objetivos, decide o que precisa ser feito para atingir esses objetivos, e torna-os efetivos ao comunicá-los às pessoas cujos desempenhos são necessários para atingi-los.

Em segundo lugar, um administrador organiza. Ele analisa as atividades, decisões e relações necessárias, classifica o trabalho, divide-o em atividades administráveis, subdivide essas atividades em serviços administráveis, reúne essas unidades e serviços em uma estrutura organizacional, e seleciona pessoas para administrarem essas unidades e os serviços a serem executados.

A seguir, um administrador motiva e comunica. Ele forma uma equipe com as pessoas responsáveis pelos diversos serviços de uma ou várias maneiras: através das diversas atividades que administra, através de relacionamentos com as pessoas administradas, através de incentivos e recompensas por um trabalho bem sucedido, através de uma política de promoção, e através de constante comunicação descendente - do administrador para seus subordinados - e ascendente.

O quarto elemento fundamental do trabalho de um administrador é a avaliação. Ele estabelece os padrões de mensuração - e há poucos fatores tão importantes ao desempenho da organização e de todos dentro dela. O administrador assegura que todo funcionário tenha seus padrões de avaliação, que estes estejam voltados ao desempenho da organização como um todo e que estejam, ao mesmo tempo, voltados ao trabalho de cada um e ajudem o indivíduo a executá-lo. Um administrador analisa, avalia e interpreta o desempenho de todos. E, novamente, como em qualquer outra área do seu trabalho, ele comunica o significado e as conclusões das avaliações para seus superiores e para seus subalternos.

Finalmente, um administrador desenvolve pessoas. A qualidade do desenvolvimento dos subordinados depende diretamente do seu modo de administrar. Ele dirige as pessoas ou então as desorienta, aproveita o que têm de melhor ou as asfixia, aumenta sua integridade ou as corrompe, treina-as para serem dignas e fortes ou as deforma.

Todo administrador realiza essas coisas - consciente ou inconscientemente. Ele pode realizá-las bem ou miseravelmente, não importa: o fato é que ele sempre as realiza.

Cada uma dessas categorias pode ainda ser dividida e subcategorias, cada uma das quais poderia ser discutida num livro próprio. O trabalho do administrador, em outras palavras, é bastante complexo. E cada uma das suas categorias exige qualidades e qualificações diferentes.

Fixar objetivos, por exemplo, é uma questão de equilíbrio: equilíbrio entre os resultados da empresa e a realização dos princípios nos quais o administrador acredita; equilíbrio entre os resultados almejados e os meios disponíveis. Logo, a fixação de objetivos requer habilidade analítica e poder de síntese.

A organização também exige habilidades analíticas, pois surge a utilização mais econômica dos recursos escassos. Mas trata com seres humanos e, portanto, encontra-se também sob o princípio da justiça e requer integridade. E, da mesma forma, o desenvolvimento de pessoas também exige habilidade analítica e integridade.

A habilidade necessária para motivar e comunicar, por outro lado, é principalmente social. Ao invés de análise, são necessárias integração e síntese. O princípio dominante é o da justiça, enquanto que o econômico é secundário. e a integridade é muito mais importante que as habilidades analíticas.

A avaliação exige, antes de mais nada, habilidades analíticas. Mas esta apreciação deve ser tal que possibilite o autocontrole. Usá-la para controlar as pessoas de fora e de cima, isto é, usá-la para dominar os outros, é abusar dela. A constante violação deste princípio explica em grande parte por que a avaliação é a área mais deficiente do trabalho do administrador de hoje. E enquanto se abusar da avaliação como um instrumento de controle (enquanto, por exemplo, ela for utilizada como arma de uma política interna secreta que transmite ao chefe os resultados de auditorias e apreciações críticas de um administrador sem que este sequer receba uma cópia do relatório), ela continuará sendo o ele mais fraco do desempenho de um administrador.

Estabelecer objetivos, organizar, motivar e comunicar, avaliar e desenvolver pessoas são categorias formais e classificatórias. Somente a experiência do administrador pode dar vida a elas, pode fazer com que adquiram um significado e um sentido concretos. Mas por serem formais, aplicam-se a todos os administradores e a tudo que um administrador faz. Podem, portanto, ser utilizadas por qualquer administrador para avaliar sua própria capacidade e desempenho, e para auxiliá-lo a trabalhar sistematicamente no seu aprimoramento profissional e na sua atuação administrativa.

A capacidade de estabelecer objetivos não transforma ninguém num administrador, da mesma forma que a capacidade de dar nós minúsculos em espaços restritos não faz de ninguém um cirurgião. Mas sem esta capacidade, não é possível alguém se tornar um bom administrador, da mesma forma que não existe nenhum cirurgião que não saiba dar pequenos nós. E assim como o cirurgião se aperfeiçoa ao aprimorar sua técnica de dar nós, o administrador que aperfeiçoar suas habilidades e sua atuação em todas as cinco categorias também se tornará um administrador melhor. Outras informações podem ser obtidas no livro Fator humano e desempenho, de autoria de Peter F. Drucker.

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