Administração: o tempo é um dos principais recursos que o administrador gerencia

O problema do tempo aflige a todos, pois dentre todos os recursos este é o mais escasso, o mais perecível e o mais esquivo. Mas o administrador precisa resolver este problema comum de maneiras bastante específicas.

Todo administrador busca alguma cintilante panaceia para o problema do tempo: fazendo um curso de leitura dinâmica, limitando todos os relatórios a uma página, interrompendo mecanicamente qualquer entrevista depois de quinze minutos. Todas essas panaceias são mera charlatanice e, no final das contas, um grande desperdício de tempo. Contudo, não é impossível orientar o administrador para que faça uma alocação mais inteligente do seu tempo.

O administrador que sabe usar bem o tempo consegue resultados através de planejamento. Ele está preparado para pensar antes de agir. Gasta bastante tempo pensando nas áreas onde precisa fixar objetivos, e muito ais pensando sistematicamente no que fazer com os problemas recorrentes.

A maioria dos administradores gasta uma grande quantidade de tempo - gota por gota - tentando avaliar o desempenho e o calibre das pessoas sob suas ordens. Aqueles que sabem aproveitar o tempo não o desperdiçam nisto. Ao invés, eles procedem sistematicamente a uma avaliação anual. Com um trabalho que consome não mais que algumas horas, eles assim têm as respostas de todas as decisões - referentes ao salário ou promoção de um, ou à atribuição de tarefas de outro - que exigem discernimento da sua parte.

Os indivíduos que sabem aproveitar bem o tempo não o desperdiçam modificando a engenharia de seus produtos. Uma vez por ano - talvez durante vários dias - eles se sentam e formulam, junto com seus departamentos de vendas e fabricação, as diretrizes básicas, os objetivos e normas para as modificações necessárias - determinando quantas elas deverão ser - e distribuem o trabalho de engenharia com antecedência. Para eles, não há nenhuma glória em dizer: "Conseguimos este ano superar a crise de estoque graças à experiência que adquirimos no ano passado". Se tiverem uma crise recorrente em mãos, dedicam seu tempo a descobrir suas causas a fim de impedir que se repita. Isso talvez tome um certo tempo, mas a longo prazo recupera-se com juros o tempo perdido.

O administrador que sabe aproveitar o seu tempo gasta muito mais dele nas suas comunicações ascendentes do que nas descendentes. Ele, via de regra, tem boa comunicação com seus subordinados, mas isso parece vir sem esforço, como um subproduto. Não comenta com os subalternos seus problemas, mas sabe como fazê-los falar sobre os deles. Está, por exemplo, disposto a gastar bastante tempo numa "Carta ao Administrador" semestral na qual cada subordinado explicita seus objetivos de trabalho, seus planos e como seu superior o ajuda ou atrapalha. Talvez gaste um dia inteiro a cada seis meses com seus dez ou doze subordinados analisando meticulosamente esta Carta - e o resultado é que terá pouco com que se preocupar em suas comunicações descendentes.

O administrador que sabe aproveitar bem seu tempo usa-o de modo a poder considerar também os problemas do seu chefe, a poder raciocinar como ele e contribuir para o seu sucesso, da atividade, como um todo e da empresa. Este administrador, em outras palavras, assume responsabilidade pelo serviço do seu chefe - e considera isso parte do seu trabalho. E, como consequência, este administrador parece não precisar de tempo extra para consertar os embaraços que resultam de objetivos e perspectivas confusos. Outras informações podem ser obtidas no livro Fator humano e desempenho, de autoria de Peter F. Drucker.

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