Set up: a contabilização dos custos da produção parada para ajustes das máquinas

A automação, quando instalada em uma linha de produção, geralmente se paga em três anos e, com frequência, até mais rápido. Isto dá à fabrica capacidade competitiva, mesmo contra manufaturas estrangeiras de baixo custo. No entanto, em todos os seminários que Peter F. Drucker dizia ter organizado em seus últimos anos de vida, um gerente de fábrica, à época, se levantou de disse: "Não consigo convencer a administração superior de que a automação dá retorno.". E todos os outros participantes que trabalham em indústrias manufatureiras dizem: "Amém!".

O retorno com automação é efetivamente rápido e alto. Contudo, muito pouco dele, talvez nada, aparece nas mensurações que a maioria das fábricas, especialmente as de menor porte, usa. Os números contábeis convencionais mensuram o custo de fazer. Mas o principal benefício da automação consiste em eliminar - ou pelo menos minimizar - os custos de não fazer. Para convencer a alta administração de suas empresas de que a automação dá retorno, o pessoal da fábrica terá de  desenvolver novos e mais apropriados métodos de mensuração de custos.

"A alta qualidade é barata; é a má qualidade que custa caro.". Este tem sido o lema do controle da qualidade nos últimos noventa anos. Apesar disto, poucas fábricas têm consciência dos verdadeiros e altíssimos custos da má qualidade. O sistema contábil parte do princípio de que o processo funcionar, isto é, que produz com a qualidade desejada, de maneira uniforme e completa. Um bom número das fábricas mede a produção, o percentual de produtos acabados que comprem padrões aceitáveis de qualidade. Mas esta é apenas a ponta do iceberg da qualidade. Deste modo, não se consegue enxergar onde as coisas deram errado durante o processo, nem quanto tempo e dinheiro já foram gastos nos estágios iniciais para resolver problemas. Tampouco é possível ver quantas peças foram retiradas da linha de produção e descartadas por estarem abaixo dos padrões estabelecidos, sem jamais chegar à inspeção final. Estes custos ficam ocultos nos números contábeis convencionais, em horas extras, custos administrativos, descarte, excesso de empregados e assim por diante. Mesmo em fábricas bem administradas de alta qualidade, este custos frequentemente chegam a um terço dos custos totais de manufatura, às vezes mais.

A automação agrega padrões e controle de qualidade e em cada etapa do processo. Igualmente importante, ela localiza deficiências em qualidade e avisa sobre sua existência no momento e no lugar em que ocorrem. E faz isto sem custos adicionais. Nos lugares onde a automação já ocorreu - no Japão; na fábrica de locomotivas da General Electric Company ( GE ), em Erie, Pensilvânia; ou na fábrica de motores da Fiat, em Termoli, Itália - , a economia gerada pela qualidade superou em muito a economia em folha de pagamento e mão de obra, talvez em duas ou três vezes. Na verdade, apenas a economia em qualidade provavelmente será suficiente para pagar os custos da automação em dois ou três anos.

O segundo importante benefício da automação também está no custo de não fazer. É o custo da parada, quando a produção está sendo alterada de um modelo para o outro ( set up ). Durante todo este tempo do set up, quando as ferramentas estão sendo limpas, moldes e tintas sendo substituídas por novas, a velocidade das máquinas reajustada e assim por diante, nada se move. E, em processos pré-automatizados, o set up geralmente dura horas, às vezes dias. Contudo, a contabilidade de custos convencional não registra o tempo de set up. Este é o custo de não fazer. A contabilidade de custos pressupõe que alinha irá produzir o número de peças para a qual foi projetada. Se forem oitenta por hora, então a contabilidade de custos calcula que cada peça custa um oitenta avos do custo da linha por hora. Isto funciona bem se houver longos períodos de produção ininterrupta de produtos uniformes - por exemplo, a fábrica que produz meio milhão de radiadores uniformes para Chevrolets. Mas, na maioria absoluta das fábricas, a produção é interrompida em intervalos muito menores, os modelos mudam constantemente e há um set up atrás do outro - durante os quais devem ser pagas como se estivessem trabalhando, a fábrica deve ser aquecida e iluminada e assim por diante - tudo isto sem produção. Em um processo automatizado, mudanças na produção podem ser embutidas no processo. Em consequência, o tempo de set up é minimizado, e muitas vezes, eliminado. Mas uma vez, a economia de custos, quando se corta o set up, geralmente paga, em poucos anos, todo o investimento em automação.

Finalmente, a redução - ou eliminação - do tempo de set up costuma dar à fábrica uma capacidade inteiramente nova de gerar receitas, além de cortar seus custos drasticamente. Permite que produza um lucrativo mix de produtos otimizados para atender a mercados mais lucrativos. isto pode ser particularmente importante para empresas mais especializadas e de menor porte. Por exemplo, uma fabricante de equipamentos elétricos ou uma pequena fundição. Nos Estados Unidos da América ( EUA ) e na Europa Ocidental, a automação ainda é percebida como algo para as megaempresas. Mas a experiência do Japão, onde o governo oferece empréstimos de juros baixos para a automação de pequenas fábricas, indicaria que a automação é, acima de tudo, o sistema mais vantajoso para pequenas fábricas, pois permite a redução dos custos, por meio da economia em qualidade e nos tempos de parada e, além disto, gera maiores receitas em decorrência de mixes mais lucrativos de produtos e de mercados.

A administração superior e os conselhos das empresas estão certos em se recusar a fazer os grandes investimentos de capital exigidos pela automação porque a automação seja algo avançado. Nem é suficiente ser informado de que as indústrias manufatureiras americanas ( e aquelas de qualquer outro país desenvolvido ) somente sobreviverão caso se automatizem - embora isto seja possivelmente verdade. A administração superior está certa ao exigir alguma medição dos benefícios esperados e alguma estimativa do retorno do investimento em automação. Contudo, está errada - assim como estão errados os gerentes de fábrica que reclamam tão flagrantemente em conferências e publicações técnicas sobre o conservadorismo de seus chefes - quando acreditam que estes benefícios seriam intangíveis e deveriam ser aceitos de boa-fé. O custo para as empresas de má qualidade e do alto tempo gasto em set up pode efetivamente ser identificado, com razoável rapidez, a partir dos dados disponíveis, por qualquer contabilidade de produção competente ( e, posteriormente, verificados por um teste amostral rápido e barato ).

Determinar quais receitas adicionais a automação poderá tornar possível exige um pouco mais: um estudo de mercado convencional. Mas estimar os benefícios da automação também requer uma mudança no modo como a maioria dos gerentes ainda encara o processo de manufatura e sua estrutura de custos. Exige uma mudança do foco no custo por peça produzida para o foco nos custos totais do processo de manufatura. Mas isto, afinal, é o que os contadores e os livros sobre o assunto vêm dizendo e ensinando há, pelo menos, sessenta e cinco anos. Outras informações podem ser obtidas no livro As fronteiras da administração, de autoria de Peter F. Drucker.

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